Las empresas deberán detallar por escrito las condiciones laborales

Las empresas tienen desde este mes una obligación bastante más clara —y también menos interpretable— a la hora de contratar: las condiciones esenciales de trabajo deberán comunicarse por escrito al trabajador antes de que comience la relación laboral cuando esta tenga una duración superior a cuatro semanas. Salario, jornada, turnos, vacaciones, periodo de prueba y otros aspectos básicos dejan así mucho menos espacio para el clásico “eso lo hablamos cuando empieces”.

La regulación está contenida en el Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, publicado en el BOE el 15 de septiembre y en vigor desde el 5 de octubre de 2026. La norma desarrolla el Estatuto de los Trabajadores y transpone parcialmente la directiva europea sobre condiciones laborales transparentes y previsibles, ampliando tanto la información que debe recibir el empleado como los plazos para entregársela.

Conviene hacer una precisión importante. La reforma no significa que absolutamente todos los contratos de trabajo pasen a tener que formalizarse por escrito. Lo que exige es que la empresa facilite documentalmente los elementos esenciales del contrato y las principales condiciones de prestación cuando esa información no figure ya completa en un contrato escrito que esté en poder del trabajador.

Qué condiciones laborales deben comunicarse por escrito

La información exigida es bastante más extensa que una simple descripción del puesto. Debe identificar a las partes, indicar la fecha de inicio y, cuando se trate de una relación temporal, señalar la fecha prevista de finalización o la duración estimada del contrato. También deberá aparecer el domicilio de la empresa y el centro habitual de prestación de servicios.

En los casos de trabajo a distancia deberá constar el centro al que queda adscrita la persona trabajadora. Si el empleo se desarrolla habitualmente en distintos lugares, en centros móviles o itinerantes, o si el trabajador puede elegir libremente desde dónde presta sus servicios, esa circunstancia también tendrá que quedar documentada.

La empresa deberá describir además el contenido del trabajo, la categoría o grupo profesional y las funciones de manera suficientemente precisa. En la contratación temporal se exige algo especialmente relevante: habrá que identificar la causa que justifica el contrato, las circunstancias concretas que la sustentan y su relación con la duración prevista.

El salario deberá aparecer con mucho más detalle

La remuneración entra de lleno en el nuevo esquema informativo. No bastará necesariamente con reflejar una cifra global: tendrán que distinguirse el salario base y los complementos salariales, junto con su periodicidad y la forma de pago.

Cuando existan conceptos variables, la empresa deberá explicar el método de cálculo y los criterios que determinan si el trabajador tiene derecho a percibirlos. Esto alcanza a incentivos, primas u otros componentes sujetos a objetivos o condiciones concretas. Una pequeña diferencia sobre el papel, pero enorme cuando llega la nómina.

Jornada, turnos, horas extra y vacaciones también quedan documentados

Una de las novedades con mayor impacto cotidiano se refiere al tiempo de trabajo. La información debe incluir la duración y distribución de la jornada ordinaria diaria, semanal y anual e identificar expresamente cuándo exista trabajo nocturno o a turnos.

También deberán explicarse los procedimientos previstos para modificar la jornada o cambiar de turno, así como los acuerdos relativos a las horas extraordinarias y su retribución. Las vacaciones tampoco quedan en una referencia genérica: debe constar su duración y el procedimiento utilizado para fijar los periodos de disfrute.

Cuando exista una distribución irregular de la jornada, la empresa tendrá que informar sobre el sistema utilizado, las horas y días de referencia en los que puede requerir la prestación de servicios y los periodos mínimos de preaviso antes del comienzo de una tarea o de su cancelación.

En los contratos fijos discontinuos deberán detallarse los periodos de actividad e inactividad o, cuando todavía no sea posible concretarlos, una estimación. El llamamiento seguirá precisando posteriormente las fechas, pero el trabajador contará desde el principio con una referencia documental sobre cómo se organiza su actividad.

Los algoritmos que influyan en el trabajo también entran en el documento

La norma pisa un terreno que hace apenas unos años sonaba casi futurista. Cuando una empresa utilice sistemas algorítmicos o automatizados para tomar decisiones que afecten a las condiciones laborales, deberá informar al trabajador sobre su existencia.

La obligación incluye las pautas, criterios y reglas de funcionamiento cuando esos sistemas intervengan en decisiones relacionadas con la jornada, la asignación de tareas, los salarios, la progresión profesional, el lugar de trabajo o incluso la extinción del contrato.

No significa que cada empleado vaya a recibir el código informático que gobierna una plataforma. Sí supone que una decisión con consecuencias laborales no debería esconderse detrás de una frase tan cómoda como “lo ha decidido el sistema”. En empresas donde una aplicación reparte turnos, encargos o incentivos, el algoritmo deja de ser invisible para quien soporta sus efectos.

Planes de igualdad, conciliación y protocolos de acoso

La información deberá identificar también el plan de igualdad aplicable en la empresa y, cuando exista, la política empresarial de conciliación personal, laboral y familiar que adapte o amplíe los mínimos establecidos por la legislación.

Asimismo, deberá informarse del protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo y, cuando corresponda, del conjunto de medidas y recursos implantados para alcanzar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI.

El trabajador deberá conocer igualmente la duración y las condiciones del periodo de prueba, así como su derecho a la formación proporcionada por la empresa. En el caso de personas contratadas a través de una empresa de trabajo temporal habrá que identificar además a la empresa usuaria y la causa que permite cada contrato de puesta a disposición.

El convenio y la forma de terminar el contrato deberán quedar claros

Otro bloque importante afecta al final de la relación laboral. La empresa tendrá que informar sobre el procedimiento de extinción del contrato, sus requisitos formales y los plazos de preaviso que deban respetar tanto la empresa como el trabajador.

Si todavía no es posible conocer de antemano un plazo concreto, deberá indicarse al menos la forma en que se determinará. De esta manera, la información laboral inicial no se limita a explicar cómo se entra en una empresa; también debe dejar más claro cómo puede terminar la relación.

El convenio colectivo aplicable tampoco podrá aparecer como una referencia difusa. Tendrán que facilitarse datos que permitan identificarlo, incluido su código, fecha de publicación y periodo de vigencia, además de su situación de ultraactividad cuando corresponda.

La documentación deberá recoger igualmente el sistema de colaboración con la Seguridad Social que opere en la empresa, las mejoras voluntarias de protección que existan y, en su caso, los planes y fondos de pensiones promovidos en favor de la plantilla y las aportaciones realizadas.

Los cambios laborales posteriores también tendrán que notificarse

La obligación no termina el día de la contratación. Si posteriormente cambia alguno de los elementos esenciales sujetos al deber de información, la empresa deberá comunicar la modificación por escrito, salvo determinados supuestos en los que el cambio derive directamente de normas o convenios colectivos a los que ya se haya hecho una referencia válida.

El plazo es especialmente relevante. La modificación deberá comunicarse lo antes posible y, como máximo, el mismo día en que empiece a surtir efecto. Se reduce así el margen para que un horario, una condición salarial o cualquier otro elemento cambie primero en la práctica y aparezca mucho después en un documento.

La información inicial debe facilitarse, por su parte, con carácter previo al comienzo de la relación laboral. La norma deroga el anterior Real Decreto de 1998 y sustituye un régimen que permitía plazos considerablemente más amplios para entregar parte de esta información.

El papel no es obligatorio: un documento electrónico también sirve

La comunicación puede hacerse en papel o formato electrónico. Lo importante es que el contenido sea accesible para el trabajador, pueda almacenarse e imprimirse y que la empresa conserve una prueba de la transmisión o de la recepción.

Esto permite utilizar correos electrónicos, documentos digitales o plataformas corporativas siempre que cumplan esas condiciones. La digitalización, por tanto, no elimina el deber documental; simplemente cambia el soporte. El mensaje de fondo permanece: las condiciones laborales deben dejar rastro.

En el caso de personas trabajadoras con discapacidad o con capacidad intelectual límite, la empresa tiene además la obligación de garantizar que la información sea accesible y comprensible. No basta con enviar el documento si su contenido, formato o presentación impiden entenderlo adecuadamente.

Qué ocurre con quienes ya estaban contratados antes del 5 de octubre

Las relaciones laborales que ya estaban vigentes cuando entró en vigor la norma tampoco quedan al margen. Los trabajadores pueden solicitar la información prevista en el nuevo real decreto cuando todavía no dispongan de ella.

Tras recibir esa solicitud, la empresa dispone de 30 días hábiles para facilitar los datos que falten. La regla alcanza la información general, determinados datos sobre trabajo en el extranjero y las modificaciones anteriores a la entrada en vigor que debieran constar de acuerdo con el nuevo régimen.

La situación es distinta para los cambios producidos después del 5 de octubre. Esas modificaciones deben comunicarse conforme a los nuevos plazos, sin que el empleado tenga que reclamarlas previamente: como máximo el día en que surtan efecto.

El capítulo que establece estas obligaciones generales se aplica a las relaciones laborales cuya duración sea superior a cuatro semanas. Los pescadores y la gente de mar cuentan con reglas específicas dentro del propio real decreto, mientras que al personal empleado público se le aplica la norma con las particularidades previstas en su legislación.

No informar por escrito puede acabar en una sanción

El incumplimiento no es únicamente una irregularidad administrativa menor que pueda corregirse cuando alguien se acuerde. La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social considera infracción leve no informar por escrito al trabajador sobre los elementos esenciales del contrato y las principales condiciones de ejecución en los términos y plazos reglamentarios.

Para esa infracción documental concreta, las multas previstas oscilan entre 70 y 750 euros, dependiendo de su graduación. Otra cosa es que detrás de la falta de información exista una irregularidad distinta —por ejemplo, una contratación temporal fraudulenta o un incumplimiento de las normas de jornada— que pueda tener su propia calificación y una sanción superior.

También conviene evitar una lectura exagerada de la reforma. España ya exigía desde hace años que las empresas informasen por escrito sobre una parte de las condiciones esenciales del empleo. El cambio de 2026 no parte de cero: amplía notablemente el contenido, incorpora materias nuevas y adelanta los plazos.

Menos acuerdos en el aire y más condiciones que puedan probarse

La reforma parece burocrática hasta que se aterriza en una nómina, un turno que cambia o unas vacaciones que nadie recuerda haber pactado de la misma manera. Ahí aparece su efecto práctico. Salario, jornada, complementos, vacaciones, periodo de prueba, convenio o sistemas automatizados pasan a formar parte de un rastro documental mucho más completo.

Para el trabajador significa disponer de una referencia concreta cuando surja una discrepancia. Para la empresa implica revisar contratos, anexos y procedimientos internos para que la información llegue completa y a tiempo. No necesariamente habrá más papel; sí habrá más cosas que deberán poder demostrarse.

El viejo acuerdo verbal pierde terreno. Las condiciones pueden cambiar, los horarios pueden moverse y buena parte de la organización empresarial cabe ya dentro de una aplicación, pero desde el 5 de octubre de 2026 resulta bastante más difícil que una condición esencial permanezca flotando en aquel territorio tan cómodo como conflictivo del “eso te lo dijeron al entrar”.